Como fazer fluxo de caixa: passo a passo, exemplo e o modelo de 13 semanas

Para saber como fazer fluxo de caixa, liste o saldo de hoje, some o que vai entrar e o que vai sair em cada semana e calcule o que sobra. A conta é saldo inicial, mais entradas, menos saídas, igual a saldo final.

O ponto central é registrar cada valor no dia em que o dinheiro se move.

Abaixo estão os seis passos, um exemplo em reais com quatro semanas, a diferença para a DRE e o caso do MEI. O modelo de planilha está em fluxo de caixa de 13 semanas, e mais textos sobre o assunto ficam na editoria Gestão Financeira.

O que é fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o registro das entradas e das saídas de dinheiro de um negócio, em ordem de data. O Pronunciamento Técnico CPC 03, aprovado pela Deliberação CVM 547/2008, define fluxos de caixa como as entradas e saídas de caixa e equivalentes de caixa.

A mesma norma separa o dinheiro em três grupos. As atividades operacionais são as principais geradoras de receita, como vender mercadoria, prestar serviço e pagar fornecedor e funcionário.

As de investimento envolvem comprar e vender ativos de longo prazo. As de financiamento mudam o capital próprio e as dívidas.

Para o dono de negócio, essa divisão tem uso direto. O caixa das operações mostra se a venda paga as contas sem empréstimo.

O CPC 03 diz que esse fluxo indica até que ponto a empresa gera dinheiro para pagar dívidas, manter a operação, distribuir lucro e investir sem buscar recursos externos.

Como fazer fluxo de caixa em 6 passos

1. Defina o período e o intervalo. Para o dia a dia, use semanas. Para o ano, use meses.
2. Lance o saldo inicial. É o dinheiro que está nas contas bancárias e no caixa físico no primeiro dia, e só o que dá para usar de imediato.
3. Liste as entradas pela data de recebimento. Venda no Pix cai no mesmo dia. Cartão, boleto e repasse de marketplace caem na data de liquidação. Lance nessa data, não na da venda.
4. Liste as saídas pela data de pagamento. Folha, aluguel, fornecedores, impostos, tarifas e retirada do dono, cada uma na semana em que sai.
5. Calcule o saldo final. Saldo inicial mais entradas menos saídas. O saldo final de uma semana vira o inicial da seguinte.
6. Compare com um saldo mínimo e atualize toda semana. Defina o valor abaixo do qual você não quer ficar. A diferença entre o saldo final e esse mínimo é a folga. Troque a previsão da semana que passou pelo valor real.

Exemplo em reais: uma loja em quatro semanas

Uma loja começa o mês com R$ 12.000,00 em conta e define R$ 5.000,00 como saldo mínimo. Os valores abaixo são um exemplo, não dados de uma empresa real.

Na semana 1, R$ 12.000 mais R$ 18.000 menos R$ 21.500 deixam R$ 8.500. Na semana 4, R$ 6.000 mais R$ 14.000 menos R$ 17.000 deixam R$ 3.000, ou R$ 2.000 abaixo do mínimo.

O mês inteiro soma R$ 63.500 de entradas e R$ 72.500 de saídas: o caixa encolhe R$ 9.000, de R$ 12.000 para R$ 3.000. Com a planilha, o alerta aparece com três semanas de antecedência, a tempo de adiar uma compra, negociar um prazo ou antecipar um recebimento.

Como fazer o fluxo de caixa projetado

Fluxo de caixa projetado é o que ainda não aconteceu: o mesmo quadro, com valores previstos. O CPC 03 observa que o histórico dos fluxos operacionais, em conjunto com outras informações, ajuda a projetar os fluxos futuros.

Na prática, parta do realizado. Use as vendas das mesmas semanas dos últimos meses, some as campanhas e as datas sazonais previstas, e converta a venda em dinheiro pelo prazo de cada forma de pagamento.

Quem vende no cartão deve olhar a taxa MDR e a taxa de antecipação, porque o valor que cai na conta é menor que o da venda.

Cada semana que passa, troque a previsão pelo valor realizado e acrescente uma semana no fim. A planilha mantém sempre o mesmo horizonte à frente.

Fluxo de caixa direto ou indireto?

Os dois são formas de apresentar o caixa das operações, e o CPC 03 admite ambas.

No método direto, a empresa divulga as principais classes de recebimentos e de pagamentos brutos.

No indireto, parte do lucro líquido e o ajusta pelas transações que não movimentam caixa, pelas apropriações por competência e pelos itens de investimento e de financiamento.

A planilha semanal do dono de negócio segue a lógica do método direto: lista o que se recebe e o que se paga.

O método indireto aparece mais em demonstrações contábeis, porque parte do resultado que o contador já apurou. Os blocos de investimento e de financiamento são iguais nos dois.

Fluxo de caixa: regime de caixa ou competência?

O fluxo de caixa trabalha pela data em que o dinheiro se move, o regime de caixa. A competência reconhece a receita e a despesa no período em que a venda ou o gasto ocorre, mesmo que o pagamento venha depois.

Um exemplo: uma venda de R$ 10.000 em novembro, com pagamento em 30 dias. Pela competência, a receita é de novembro. No fluxo de caixa, a entrada cai em dezembro. Se você lançar a venda em novembro no fluxo, vai achar que tem dinheiro que ainda não chegou.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE?

Uma empresa pode ter lucro na DRE e faltar dinheiro no caixa, se vende a prazo e paga os fornecedores à vista.

Use as duas: a DRE mostra se o negócio é rentável, e o fluxo mostra se ele aguenta as próximas semanas. O modelo de DRE gerencial cobre a primeira parte.

Fluxo de caixa para MEI

O MEI usa o mesmo método, com menos linhas: saldo inicial, vendas por forma de recebimento, compras, a guia do DAS, a retirada para despesas pessoais e o saldo final. A planilha mensal já dá conta, e semanal ajuda quando as vendas oscilam.

O relatório mensal de receitas brutas é uma das obrigações do MEI e serve de controle das finanças, segundo o Sebrae. Ele registra a receita. O fluxo de caixa acrescenta as saídas e a data de cada valor, e mostra se o dinheiro cobre o mês.

Misturar a conta pessoal com a do negócio é o erro mais comum. Defina um valor de retirada e lance como uma saída fixa, como qualquer outra.

Modelo de 13 semanas

A projeção de 13 semanas cobre um trimestre, tempo suficiente para ver estoque, folha e imposto, e curto para a previsão de vendas não virar palpite.

O passo a passo, as colunas e as datas de imposto estão no modelo de planilha de fluxo de caixa de 13 semanas. Para montar a planilha mais rápido, veja como usar IA na planilha financeira.

Erros comuns

• Lançar a venda na data em que foi feita, e não na data em que o dinheiro cai.
• Esquecer as saídas que não aparecem todo mês, como imposto trimestral, seguro e 13º salário.
• Contar o limite do cheque especial ou do cartão como se fosse saldo.
• Misturar a conta pessoal com a do negócio.
• Fazer a planilha uma vez e não atualizar com o valor realizado.
• Projetar a venda mais alta que a dos meses anteriores sem uma campanha que a explique.

O que fazer agora

• Abra uma planilha com uma coluna por semana, para as próximas 4 a 13 semanas.
• Lance o saldo real das contas hoje e defina o saldo mínimo.
• Passe as vendas e as contas a pagar para as datas de recebimento e de pagamento.
• Marque as semanas com folga negativa e decida a ação antes de a semana chegar.
• Toda semana, troque a previsão pelo realizado. Para o modelo pronto, abra o fluxo de caixa de 13 semanas.